Implementación
Canal de Denuncias
Implantación del Canal de Denuncias
Los aspectos a tener en cuenta para la implementación de un CANAL DE DENUNCIAS, son los siguientes:
1. Canal
En primer lugar, debemos definir el canal o canales que podrán utilizar los empleados para enviar las denuncias:
Correo electrónico
Plataforma Digital
Teléfono
La mejor opción, desde nuestro punto de vista, es optar por un canal único desarrollado a través de una aplicación informática, de forma que toda la información quede centralizada y se automatice el proceso.
2. Responsable del Sistema
En segundo lugar, se debe nombrar a un responsable del sistema que gestionará el canal de denuncias. No tiene por qué ser una única persona, sino que la función la puede desempeñar un equipo de personas.
En nuestra opinión, el responsable debería ser un directivo de la empresa, con total independencia de los órganos de administración y decisión y que asuma en exclusiva las funciones que conlleva la gestión del canal de denuncias.
3. Normativa o Reglamento del Canal
En tercer lugar, es fundamental elaborar una normativa para el canal de denuncias y dejar claro cómo se gestiona cada denuncia. En esta normativa deberá contemplar los siguientes aspectos:
Aspectos que deberá contemplar la normativa o reglamento del canal de denuncias.
Marco normativo.
Las personas que pueden utilizar el canal de denuncias.
Cómo han comunicarse las denuncias.
Qué hechos son denunciables.
Cómo han de presentarse las denuncias.
Quién, dentro de la organización recibe y gestiona la denuncia.
Plazos de respuesta y resolución.
Derechos de denunciantes y denunciados.
Flujo descriptivo de todo el proceso de denuncia.
4. Protocolo de Tramitación
En cuarto lugar, se debe seguir un protocolo en la tramitación de las denuncias.
Recomendamos la ISO 37002 como estándar internacional para la denuncia de irregularidades en empresas.
5. Registro y Seguimiento de Denuncias
En quinto lugar, conocimiento, por parte de la empresa, de todas las denuncias tramitadas.
La empresa debe ser conocedora de todas las denuncias que se han tramitado, así como de la forma que se han hecho, los plazos y las decisiones que se han tomado. Para ello, el canal de denuncias debe llevar un registro que recoja las denuncias que se reciben y tramitan.
6. Transparencia Interna
En sexto lugar, la puesta en marcha.
Una vez puesto en marcha, comunicar su existencia y funcionamiento a todas las personas de la organización.
Para más información, contacta con nosotros.